Membres et Contacts: Comment Faire …

Ce module est conçu pour faciliter la gestion d’une adhésion et le maintien du contact avec celle-ci. Il comporte:

  • Suivi des coordonnées.
  • Génération automatique configurable du numéro de membre.
  • Générez un formulaire d’abonnement pour le site Web de votre organisation.
  • Les membres et les contacts peuvent être organisés par groupes, où les individus peuvent faire partie de plusieurs groupes.
  • Les membres peuvent en outre avoir une catégorie d’adhésion.
  • Générez et envoyez des cartes de membre Apple (iOS) Wallet qui sont automatiquement mises à jour.
  • Créer et envoyer des bulletins.
  • Créez des modèles de bulletins.
  • Envoyez des courriels à des individus ou à des groupes d’individus.
  • Gardez la trace des courriels envoyés.
  • Chaque opération effectuée par les utilisateurs est enregistrée.

Vous pouvez importer des contacts de format VCF. Il s’agit d’une norme Internet pour les cartes de contact vers laquelle tous les carnets d’adresses et services en ligne modernes peuvent exporter.

Exportez simplement les contacts à partir de la source que vous utilisez, puis importez le fichier résultant dans les membres et contacts en cliquant sur le bouton importer contacts dans le panneau des paramètres, auquel vous pouvez accéder via la page d’administration de l’application.

Dans Membres et contacts, les groupes constituent un moyen simple d’associer des groupes de contacts. Notez que les membres (un contact qui possède un numéro de membre) peuvent se voir attribuer une seule catégorie d’adhésion, tandis que les groupes peuvent être utilisés pour associer des contacts entre eux, qu’ils aient ou non un numéro de membre. Un contact peut également faire partie de plusieurs groupes.

Il existe deux manières d’ajouter un groupe :

Allez sur la page des groupes et cliquez sur le bouton +.
Une fois ajouté, le groupe pourra être sélectionné dans la liste déroulante des groupes de contacts lors de l’ajout ou de la modification.
Lors de l’ajout ou de la modification d’un contact, saisissez simplement le nom du nouveau groupe dans le champ correspondant, il sera ajouté lors de l’enregistrement du contact.

Pour transformer un contact en membre, donnez simplement au contact un numéro de membre en cliquant sur le bouton créer no. de membre. Cela vous permettra ensuite de préciser une date d’expiration d’adhésion et une catégorie d’adhésion.

Donner à un contact un numéro de membre est aussi simple que de cliquer sur le bouton créer no. de membre lors de l’ajout ou de la modification d’un contact :

Cependant, vous pouvez configurer la manière dont membres et contacts génèrent le numéro afin de pouvoir spécifier un préfixe et la largeur du numéro de membre :

Par défaut, le numéro généré aura une largeur de 4 chiffres, complété par des zéros : 0001. Cela permet une largeur de numéro de membre cohérente. Si cela ne vous convient pas, sélectionnez simplement la largeur à un chiffre dans le menu déroulant format.

Le champ de préfixe peut contenir du texte ainsi que des balises spéciales qui seront rendues en utilisant la date actuelle :

  • {année} ou {an} => aa (deux derniers chiffres de l’année en cours)
  • {an4} => aaaa (les quatre chiffres de l’année en cours)
  • {mois} => mm (le mois en cours sous forme de deux chiffres, de 01 à 12).

Le champ format vous permet de sélectionner la largeur du numéro généré. Un aperçu du numéro est affiché sous les deux champs.

Voici quelques exemples de préfixes et de résultats pour un numéro à 4 chiffres :

PréfixeRésultat
[vide]0001
{an}{mois}23100001
{année}{mois}-2310-0001
{an4}{mois}-202310-0001
ORG{an4}{mois}-ORG202310-0001
ORG-{an4}{mois}ORG-2023100001
ORG-{an4}{mois}-ORG-202310-0001

Si vous choisissez une largeur plus petite et que votre numéro adhésion dépasse le nombre maximum représenté par cette largeur, ne vous inquiétez pas, le nombre complet sera toujours généré. Par exemple, vous avez choisi un numéro à 3 chiffres (001), si votre adhésion dépasse 999 membres, membres et contacts générera le numéro complet. par exemple, ORG-2023-10-1000.

La section outil au-dessus de la liste des membres et contacts propose 4 façons de filtrer votre liste : en recherchant un terme, c’est-à-dire une recherche textuelle (par défaut), en recherchant un terme sur les contacts uniquement (non membres), par groupe, ou par informations relative à l’adhésion.

Notez que les options de recherche de groupes et d’adhésion ne sont disponibles que si les contacts font respectivement partie d’un groupe et/ou possèdent un numéro de membre. S’il n’y a pas de membres, seules les recherches par terme et les groupes sont disponibles.

Recherche par terme et recherche par terme de contacts


Lors de la saisie de texte, le filtre recherche dans un certain nombre de champs :

  • prénom
  • nom de famille
  • entreprise
  • e-mail
  • Remarques
  • date d’expiration

Notez qu’en sélectionnant l’option de recherche de contacts, seuls les contacts qui ne sont pas membres seront recherchés.

Groupes

Cela vous permet de sélectionner le groupe de membres et de contacts que vous souhaitez afficher.

Adhésion

Cela affichera et filtrera uniquement les contacts qui ont un numéro de membre.

Ce mode de filtrage puissant vous permet de combiner le statut, la langue préférée et une ou plusieurs catégories d’adhésion pour réduire la liste à la section exacte dont vous avez besoin.

Membres et contacts vous propose deux façons de créer et d’enregistrer un modèle de courriel :

Utilisez la page gabarits courriel.
Ou enregistrez un courriel que vous créez comme modèle en cliquant sur le bouton Enregistrer à côté du bouton d’envoi. Le sujet du courriel est utilisé comme nom du modèle pour une sélection future.

Assurez-vous de lire Règles à suivre sur l’envoi de bulletins et de courriels.